TAHAPAN SEBUAH TENDER MELALUI SITUS LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) KATEGORI PEKERJAAN KONSTRUKSI

Tentunya bagi para perusahaan penyedia barang/jasa tidak asing lagi dengan yang namanya Tender. Dalam tender-tender yang dilaksanakan oleh lembaga pemerintah, dilakukan melalui Layanan Pengadaan Secara Elektronik. Layanan ini dirancang sebagai bentuk transparansi lembaga-lembaga pemerintah dalam mengelola pengadaan barang dan jasa. Sehingga dapat dipantau oleh masyarakat secara real time dan terciptanya clean and good government.

Definisi Layanan Pengadaan Secara Elektronik

LPSE adalah unit kerja yang dibentuk di seluruh Kementerian / Lembaga / Satuan Kerja Perangkat Daerah/lnstitusi Lainnya (K/L/D/I) untuk menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang/jasa secara elektronik (SPSE) serta memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik. ULP/Pejabat Pengadaan pada Kementerian/Lembaga/Perguruan Tinggi/BUMN yang tidak membentuk LPSE dapat menggunakan fasilitas LPSE yang terdekat dengan tempat kedudukannya untuk melaksanakan pengadaan secara elektronik. Selain memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik LPSE juga melayani registrasi penyedia barang dan jasa yang berdomisili di wilayah kerja LPSE yang bersangkutan.

Baca : LPSE LKPP

sumber : LPSE Kementrian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (diakses pada tanggal 11 Juni 2018 jam 11:09)

Tahapan lelang melalui LPSE

Secara garis besar tahapan sebuah lelang dalam LPSE dapat dilihat dalam jadwal yang tertera dalam situs LPSE.

sumber : LPSE Provinsi Jawa Timur (diakses pada tanggal 11 Juni 2018 jam 11:13 WIB)

Pada dasarnya tahapan-tahapan dalam tender disetiap lembaga pemerintahan tidak semua sama, akan tetapi secara garis besar tahapan tersebut sebagai berikut,

• Pengumuman Pascakualifikasi

Pengumuman Pascakualifikasi merupakan tahap awal dimana lembaga pemerintah yang berwenang memberikan pemberitahuan kepada masyarakat pemilik perusahaan penyedia jasa/barang bahwa lembaga tersebut sedang mencari rekanan yang memiliki  komptensi, dan mampu melaksanakan paket pekejaannya. Dalam pengumuman tersebut tertera biaya yang dipersiapakan dalam menyelesaikan pekerjaan yang akan dilelang serta kualifikasi perusahaan yang diinginkan oleh lembaga pemilik pekerjaan.

sumber : LPSE Provinsi Jawa Tengah (diakses pada tanggal 11 Juni 2018 pada jam 11:32)

• Download Dokumen Pengadaan

Peserta-peserta yang mengikuti lelang pengadaan secara elektronik ini dapat mendownload Dokumen Pengadaan pada situs LPSE. Dokumen tersebut biasanya terdiri dari :

1. Dokkumen Pengadaan,
2. Gambar Kerja
3. Rancangan Bill of Quntity.

Dalam tahap ini para penyedia jasa mulai mempelajari dokumen apa saja yang dibutuhkan serta dokumen apa saja yang harus dibuat.

• Pemberian Penjelasan

Tahap ini lebih dikenal dengan sebutan Aanjwizing, yaitu tahap dimana para peserta lelang diberikan kesempatan untuk bertanya mengenai apa saja yang berkaitan dengan dokumen-dokumen yang harus disiapkan atau gambar kerja yang kurang jelas sebagai dasar penyususan BoQ, Metode Pelaksanaan dan Jadwal Pelaksanaan. Pertanyaan-pertanyaan tersebut disampaikan melalui kotak dialaog yang tertera dalam situs LPSE didalam akun Penyedia Jasa/Barang yang mengikuti lelang.

Tahapan hanya dapat dilakukan oleh penyedia jasa/barang tidak dan hanya dapat dipantau oleh peserta lelang saja. Jadi publik tidak dapat memantau tahapan ini. 

• Upload Dokumen Penawaran

Pada tahapan ini, peserta lelang yang benar-benar berkeinginan mengikuti lelang untuk meng-upload dokumen penawaranya. Adapun dokumen penawran tersebut terdiri dari :

1. Dokumen Kualifikasi
2. Dokumen Administrasi dan Teknis
3. Dokumen Penawaran

Dokumen-dokumen tersebut di-upload kedalam situs LPSE sebelum batas akhir tahapan ini selesai. Diusahakan upload dokumen dilakukan 15 menit sebelum batas akhir. Karena jika peserta terlambat meng-upload dokumen maka peserta dianggap tidak mengikuti lelang. Untuk dokumen lelang akan penulis jelaskan pada psotingan berikutnya.

• Pembukaan Dokumen Pengadaan

Setelah peserta lelang meng-upload dokumen penawarannya, tahapan selanjutnya panitia membuka dokumen-dokumen tersebut. Setelah itu, panitia akan mengumumkan kepada publik siapa saja peserta lelang dan siapa saja yang meng-upload dokumen penawaran. Akan tetapi kadang beberapa lembaga pemilik pekerjaan pengadaan jasa/barang mengumumkan hal tersebut bersamaan dengan pengumuman pemenang.

sumber : LPSE Provinsi Jawa Timur (diakses pada tanggal 11 Juni 2018 jam 12:10)

• Evaluasi Dokumen Penawaran dan Kualifikasi

Pada tahap ini lembaga pemilik pekerjaan pengadaan barang/jasa  akan menilai seluruh dokumen yang telah dimasukkan oleh peserta lelang. Proses penilaian terdiri dari kesesuaian kualifikasi peserta lelang terhadap syarat lelang. Kemudian kesesuaian penawaran terhadap barang/jasa yang dilelang seperti, harga penawaran, metode pelaksanaan dll. Penawaran harga terendah belum tentu bisa memenangkan lelang pengadaan jika tidak memenuhi syarat-syarat yang ditentukan oleh lembaga pemilik pekerjaan pengadaan barang/jasa, ataupun sebaliknya.

Sistem evaluasi lelang pada dasarnya hanya mencari peserta lelang yang memberikan penawaran termurah, memiliki kualifikasi yang sesuai dengan syarat yang ditentukan, serta memiliki kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan yang dilelang. Dalam peniliaian kemapuan melaksanakan pekerjaan yang dilelang, peserta dinilai berdasarkan kemapuan dasar perusahaan yang dikeluarkan oleh LPJK, metode pelaksanaan yang digunakan, spesifikasi teknis yang ditawarkan, jadwal rencana pelaksanaan, dukungan pihak ketiga dan lain-lain

• Pembuktian Kualifikasi

Setelah menemukan calon pemenang, lembaga pemilik pekerjaan pengadaan barang/jasa akan melakukan pembuktian dokumen-dokumen yang telah di-upload oleh peserta lelang. Pembuktian bisa dilakukan dengan menggunakan scan barcode dokumen kualifikasi atau mengundang seluruh personil inti yang tertera pada dokumen penawaran dan kualifikasi. Pada tahap ini seluruh wewenang metode pembuktian kualifikasi mutlak hak lembaga pemilik pekerjaan pengadaan barang/jasa

• Pengumuman Pemenang Sementara

Setelah dilakukan evaluasi terhadap seluruh dokumen yang di-upload oleh peserta lelang. Maka tahap berikutnya, adalah mengumumkan pemenang lelang sementara. Dalam hal ini penulis menyebutnya pemenang sementara karena pemenang dapat digugurkan melalui tahap berikutnya. Pemilihan pemenang tidak hanya satu melainkan bisa memilih tiga calon pemenang sekaligus, dimana dua sebagai cadangan. Pengalaman penulis sebagai tim tender di perusahaan penulis, rata-rata lembaga pemilik pekerjaan pengadaan barang/jasa menentukan satu pemenang saja.

sumber : LPSE Provinsi DKI Jakarta (diakses pada tanggal 11 Juni 2018 jam 13:31 WIB)

• Masa Sanggah

Seperti uraian pada tahap sebelumnya bahwa pemenang tender bisa digugurkan. Pada tahap inilah para peserta yang mengikuti lelang dapat melakukan sanggahan terhadap hasil lelang, jika merasa tidak puas. Sanggahan dapat kirim melalui kotak dialog dalam situs LPSE, pengiriman berkas sanggahan kepada Pejabat Pembuat Komitmen dan Pejabat Pelasana Teknis Kegiatan pada item pekerjaan barang/jasa yang sedang dilelang. Tahap ini tidak dapat diakses oleh publik kecuali peserta lelang dan lembaga pemilik pekerjaan pengadaan barang/jasa.

• Negosiasi dan Klarifikasi

Sebagaimana sebuah kegiatan jual-beli tawar menawar pasti terjadi. Begitupula dalam kegiatan pelelangan pengadaan barang.jasa. Pastinya kegiatan tersebut juga terjadi, akan tetapi tidak semua kegiatan lelang pengadaan barang/jasa melakukan kegiatan ini.

• Penujukan Pemenang Tetap

Setelah seluruh tahap lelang diatas selesai. Maka pemilik pekerjaan pengadaan barang/jasa akan menunjuk pemenang tetap. Pemenang yang ditunjuk dalam tahap ini sudah tidak dapat di gugurkan, kecuali terjadi sesuatu yang menuntut pemilik pekerjaan pengadaan barang/jasa menggugurkannya. Seperti tiba-tiba perusahaan bangkrut atau tersandung kasus hukum.

• Tanda Tangan Kontrak

Tahap ini adalah tahap terakhir dimana pemilik pekerjaan pengadaan barang/jasa telah benar-benar memilih pemenang yang dianggap layak untuk memenangkan lelang. Sehingga pada akhirnya pemilik pekerjaan pengaadan barang/jasa melakukan pengikatan kerja berupa penandatanganan kontrak kerjasama pengadaan barang/jasa. Setelah itu barulah masuk pada tahap baru yaitu pelaksanaan pekerjaan,